今こそ知りたい!Web会議の基本マナー

Zoom、Skype、Google Hangouts Meetなど、相手がどこにいてもオンラインで会議、打ち合わせ、そして面接までができるWeb会議ツールは、テレワークでの組織運営に欠かせないツールです。ただ相手の反応が見にくい分、一人ひとりの心がけがとても重要です。

進行のコツとマナー
・発言前に名乗る。
・質問する時や意見を求める際には質問の対象は誰なのかを明確にする。
(例)「全員にお聞きしたいのですが・・・」「〇〇さんのご意見をお伺いしたいのですが・・・」
・ 相手がミュートを解除してから発言する時間を考慮して、少し余裕を持って待つ。

情報の取り扱いのマナー
・コワーキングスペースのオープンスペースなど、自社以外の方がいる環境ではクライアント名や重要情報を口頭で伝えるのは避け、イニシャルやWeb会議のChat機能を使うなどの配慮を。
・PC内蔵のスピーカーで音声を流すのは、絶対にNG!マイク付きのイヤフォンやヘッドセットを使うようにしよう。
・背後に人が通る環境では覗き見防止のフィルターを使用し、情報を守ろう。

雑音を持ち込まないマナー
・発言をしていない時は自分のマイクはミュートが基本。雑音を持ち込まないようにする。(紙の書類をめくる、ボールペンのノック音、キーボードの入力音、PCをずらす音など、実際の会議では気にならないような、小さな雑音が増幅してしまいがち)
・PC内蔵のマイクではなく、できる限りマイク付きのイヤフォンやヘッドセットを使おう。外出先など、雑音が多い環境からのアクセスが多い方は、指向性マイクやノイズキャンセル機能が付いたマイクの使用がベター。

ビデオON/OFFのマナー
ほとんどのWeb会議ツールでは参加者側でビデオのON/OFFが可能です。コミュニケーションを大切にするため全員常時ビデオONを推奨している、安定した通話音質を大切にするため全員常時ビデオOFFを推奨している、折衷案で挨拶時のみビデオをONにするなど、様々なやり方があり、一概にどれが正しいとは言えません。在宅勤務が続くと、服装もだらけがちに。いつものチームMTGではビデオOFFが基本でも、初めての方との打ち合わせ、また、クライアントとのWeb会議ではビデオをONすることを想定した最低限の身だしなみを。

画面共有時のマナー
画面共有を上手く使いこなすことでより生産的な会議が可能となります。ただ、画面共有での資料共有は小さく映ることを考慮し、できる限り情報をまとめて、読みやすいフォントサイズで資料を作成するなど、画面共有を考慮した資料作成を心がましょう。スマホからの参加だと画面サイズに制限があるため、相手にもPCから参加してもらうなどの配慮も。

Web会議招待のマナー
Web会議には独自のURLが発行されます。カレンダー共有をしている相手とは、スケジュール管理ができるよう、カレンダーで招待を行い、同時にURLの発行を行うのがベスト。
⇒上長との会議の場合:部下が招待
⇒同等ポジションメンバーとの会議の場合:会議のお声がけをした方から招待

新しいWeb会議システムを使う際のマナー
未経験のWeb会議システムを使う場合は、必ず事前にテストを行う。マイクやオーディオの設定など、意外に時間がかかるものです。取引先の方を自社で利用中のWeb会議システムにお誘いする際は、使い方を簡単にまとめた資料やURLを事前にお渡しする配慮を。

お互いにサポートし合うシェアのマナー
雑音が気になる…音声が聞こえづらい…など会議運営に支障が出ている場合でも本人は状況を把握することができないのがWeb会議。お声がけして改善をお願いすることもスムーズな進行には不可欠な配慮と言えます。